今日は以前書いた、こちらの記事同様
多くの助成金申請で共通する基本的なことの解説をしていきたいと思います。
今回は「原本証明」。
1. 単なるコピーではダメ！？
雇用保険や社会保険で届出等を提出する際、賃金台帳やタイムカードなどの書類を添付することがあります。
その際、当然、賃金台帳やタイムカードの原本を持っていくということはなく、コピーを提出することがほとんどだと思います。
しかし、助成金申請では添付書類を単にコピーしたものではダメ、ということがほとんど(ほとんど、なので、それでもOKな場合もある)。
国のお金をもらう以上、コピーのような偽造が簡単なものではなく、きちんと信用できる書類でないと助成金は支給できないというわけです。
とはいえ「原本」を提出するわけにはいかないし、そんなこと普通に考えて不可能なので、通常は「原本証明」という方法を取ります。
2. 原本と相違ないことを会社印で証明
「原本証明」とは簡単に言うと、「この書類は原本と同じ」ということを証明するためのもの。
例えば、タイムカードのコピーを添付書類として提出する際に「このコピーは原本と同じ」ということを証明するのが原本証明なのです。
では、原本証明するにはどうしたいいのか。
コピーした書類の空いてるところに「この写しは原本と相違ないことを証明します」という旨と「日付」「事業所名」「代表者名」の名前を記載した上で、会社印を押印します。
久々に雑なパワポを使うとこんな感じ。
実際には、事業所名と代表者名のところは「ゴム印」で済ますところがほとんどかと思います。
なので、重要なのは「この写しは原本と相違ないことを証明します」という旨と「日付」、そして、もちろん会社印。ほかは最悪手書きもできますが、会社印はなければ押しに帰るしかないですからね。
また、コピーした書類1枚1枚に記載押印する必要はなく、クリップやホッチキスでひとまとめになっている場合、そのひとまとめごとに記載押印していく感じです。
3. 別紙で一括
実は、もう一つ原本証明する方法があって、それは、別紙に原本証明する書類をリストにして、上で述べた「この写しは原本と相違ないことを証明します」という旨と「日付」「事業所名」「代表者名」「会社印」を記載押印するもの。
こちらは愛媛の労働局が出している例。
原本証明する書類が多い場合はこちらの方が便利ですが、気をつけないといけないのは、原本証明する書類の名称と、リストの名称がきちんと一致していないと意味が無いこと。
例えば、コピーで持ってきた添付書類の名称が「出勤簿」となっているのに、原本証明のリスト名は「タイムカード」となっている場合、原本としての証明は無効となります。
ただ、そもそも、こちらの方法での原本証明を嫌がる助成金もあるので、申請前に確認を取るか、先程の書類1つ1つを証明する方法の方が確実なことが多いのも確かです。
以上です。
通常の社保や雇用の手続きにはない作業なので面倒ですが、やること自体は単純なので忘れないようにしたいですね。
ちなみに、これは大抵どこの社労士事務所もそうだと思いますが、助成金用にうちの事務所には「原本と相違ない」という内容の判子があります。
